GTD Mail

, par MiKaël Navarro

Si comme moi vous êtes stressé quand votre Boîte de réception n’est pas vide, je vous propose ici l’application de la méthode Getting Things Done dans GMail et Outlook.

… et puis vous ferez un geste pour la planète en économisant de la place et de l’électricité sur les serveurs ;)

GTD GMail

Objectif « Inbox Zero », voici l’organisation mise en place :

  • Inbox Zero : sur le côté gauche => facile à gérer et rapide à nettoyer
  • GTD Gmail : les tâches et références sur le côté droit => facile à suivre
    • To-Dos en haut : tous les éléments sur lesquels je dois agir sont en haut => ce qui facilite leur saisie et leur suivi
    • Références en-dessous : ce sont les éléments que l’on est amené à vérifier régulièrement => à supprimer lorsqu’on en a plus besoin
  • 0 Plugins : vous pouvez créer ce cadre en utilisant uniquement les fonctionnalités standard de GMail !

Pour atteindre notre objectif 0 e-mail dans sa boîte de réception, on s’appui sur le hack Touch-It-Once qui indique que dès que l’on ouvre une conversation on doit décider quoi en faire (on ne la met pas en attente pour y revenir plus tard).

Ex. :

  • À la réception d’un nouvel e-mail de son boss sur un projet sur lequel on travail ? On doit faire quelque chose
  • Envoyer un e-mail à un collègue, en attente d’une réponse ? À suivre
  • Le billet d’avion pour une réunion à laquelle vous devez assister ? on devra s’y référer plus tard

La méthode appliquée ici tiens compte de ça en répondant à des questions par « oui » ou « non » :

Ainsi :

  • À la réception d’un nouvel e-mail :
  • Si je dois faire quelque chose ?
  • Est-ce que je peux le traiter immédiatement (en moins de 2 minutes) ?
  • Si non, je le rajoute dans ma liste de tâches à faire (« To-Do »)
  • Si j’ai besoin de retrouver rapidement un e-mail, je le « Référence »
  • Si je doit suivre / attendre la réponse à un e-mail, c’est « À suivre »
  • J’archive tous les e-mails ; La boîte de réception est vide :)

Tous les e-mails importants sont dans les boîte de droite, ce workflow nous aide à rapidement classer ses e-mails et vider sa boîte de réception.

Rappelez-vous du principe Touch-It-Once : « continuer à passer à la chose suivante ». Même si j’ai un e-mail que je n’ai pas vraiment envie de traiter, j’utilise la « règle des 2 minutes » pour arrêter de tergiverser et je fait des choses…

1. Plusieurs boîtes aux lettres

Dans les paramètres de la « Boîte de réception » sélectionner « Plusieurs boîtes aux lettres » et positionnez-les à droite de la boîte de réception :

2. Utiliser les étoiles

Cette-fois dans les paramètres généraux :

  • Point d'exclamation rouge pour les tâches urgentes
  • Point d'exclamation jaune pour les autres to-do
  • Guillemets orange pour les e-mails auxquels vous devez répondre
  • Point d'interrogation violet pour les e-mails en attente de réponse / délégués
  • Info bleu pour référencer les e-mails auxquels on a besoin d’accéder rapidement dans les prochains jours (billets d’avion, réunions, …)
  • Marqueur vert pour marquer comme réalisé les e-mails traités

3. Associer les filtres pour vos boîtes

Dans les paramètres de la « Boîte de réception » sélectionner « Plusieurs boîtes aux lettres » et ajustez les requêtes de recherche :

Ci-dessous les critères de recherche sur les étoiles :
  Point d'exclamation rouge has:red-bang
  Point d'exclamation jaune has:yellow-bang
  Guillemets orange has:orange-guillemet
  Point d'interrogation violet has:purple-question
  Info bleu has:blue-info
  Marqueur vert has:green-check

4. Derniers ajustements

Désactiver les fonctionnalités par défaut de Gmail, telles que les onglets, tous ce qui concerne les priorités, les e-mails importants ou les filtres :

Et enfin basculez votre affichage en « Compact ».

Magnifique ! Il ne reste plus maintenant qu’à rajouter des Étiquettes, ça permettra de catégoriser / retrouver plus facilement des mails par la suite…

Rq. n’utilisez pas plus de 5 étiquettes, ça vous simplifiera la vie !

Maintenant pour l’appliquer au boulot dans Outlook :

GTD Outlook

Basé sur les même principes GTD et dans l’objectif « Inbox Zero », à la réception d’un nouvel e-mail je dois prendre une décision :

  • faire quelque chose là maintenant (en moins de 2 minutes),
  • répondre | déléguer (« À suivre »),
  • différer / planifier (« To-Do »),
  • le supprimer ou l’archiver (« Référence »).

Pour le premier « triage » on utilisera les fonctionnalités classiques :

  • Supprimer — Suppr ou Ctrl-D
  • Archiver — Backspace

Pour le reste on s’appuiera principalement sur le système des tâches d’Outlook :
JPEG

Ainsi différer / planifier quelque chose à faire se fera via la pose d’un indicateur
« Aujourd’hui », « Demain », « Cette semaine », « Semaine prochaine » ou « Aucune date ».
À charge du système de renvoyer un rappel ou libre à nous de parcourir la liste des tâches à faire…

Pour la délégation je n’aime pas trop créer des tâches directement dans la liste de To-Do de mes collaborateurs, au lieu de cela je garde la conversation active en plaçant un rappel via les indicateurs.

Enfin pour garder pour référence un e-mail je le déplace dans un dossier Projet ou autre…